Egunero, 183 milioi e-posta bidaltzen dira mundura. Esango dizugu nola zure gutuna masa orokorrean galdu ez dadin ziurtatzeko. Eta horrela hartzaileak ez zion saskira bidali, baizik eta erantzun positiboa eman zion. Enpresa gutuna idazteko arauak baliagarriak izango dira denentzat. Salbuespenik gabe. ZER NAHI DUZU LERROAK?
Tradizionalki hasi beharra dago: "Ivan Sergeevitx maitea, kaixo!". Kasua kasu bat zegoen bere korrespondentzian enpresa handi batek "Dear" erreklamazio klasikoa "Maitea" aldatzean. Eta, nahiz eta, badirudi, emozionalki, gora jotzeko errekurtsoa beroagoa izan zen, bazkideak alerta zeuden. Inolaz ere, ez erabili esaldia "Good time of the day" salaketa gisa - lehenik eta behin, inork ez du hitz egiten bizitzan, eta, bigarrenik, gutuna jasotzen duzunean ez zaizu axola iruditzen.
SARRERAK IDATZ ESKATU NAHI DUT?
Letra arrotz bati zuzentzen bazaio eta enpresa-izaera da, irrifartxoak norberaren ezagutza zentzua sor dezake. Lankideei zuzendutako gutun informaletan, irrifartxoak ez daude debekatuta. Hala eta guztiz ere, badirudi egun batean zure enpresako zuzendari nagusiaren beharra dagoela, irribarretsu parentesi bat nahi duzun ala ez jakiteko?
NOLA EMOZIO NEGATIBOAK EMATEN DITUZTEN LERROEN TONE?
Zerbaitarekin pozik ez duzunean, baina emozio negatiboen itxuraz harremana hautsi nahi ez baduzu, berarekin elkarrizketa konstruktiboa egingo duzu, ez bidali gutuna berehala. Gatazkan parte hartzen ez duen lankide bati testua irakurtzea edo letra bat neutroa tonuan idatz dezakezu geroago.
ZER EZAZU LETUEN ZEHAZKI?
Letra batek gai bat izan behar du beti. Honek egoera-mezua ematen du eta maiz spametik sartzea aurrezten du. Gaiak laburra eta ahaltsua izan behar du zuk edo zure lankidetzaren gaia bidaltzeko helbidearekin. Esate baterako, bezero bat biltzea hitzaldi, foro edo erakusketa batean bada, logikoa da bere "kontu" edo "lankidetzaren" gaiarekin hizki ugari dagoela suposatzea. Hori dela eta, gogorarazten die zure izena edo enpresaren izena hobeto. Ezagutzen bazenuen, orduan gutunaren azpian lan taldearen gaia edo korrespondentzia egiteak adierazi: "galdera ...", "komentatu ..."
GOGOKOETAKO HIZKUNTZA OFIZIALA EZ DA GAINERA?
Enpresa-tonu zorrotan idatzitako gutun bat jaso baduzu, orduan erantzun behar duzu modu berean. Enpresa gutuna idazteko arau hau ahaztu gabe ez litzateke egongo.
Esperientzia erakusten du hizkuntza formala eta negozio korrespondenteko informala trantsizioak elkarrekintza eraginkorra eragiten duela. Gauza zaila izango da negozio gaiak eztabaidatzea eta bazkideek euren betebeharrak betetzeko konpromisoa betetzea, zure haiekin komunikatzea lagunartekoa izan balitz. Hizkuntza ofizialak distantzia mantentzen laguntzen du eta arazoak modu eraginkorrean konpontzen laguntzen du. Forma formalak lehenik eta behin, zuzenak izan behar ditu bere adierazpenetan, emaitza hobeak lortzeko.
NESKATZEN DITUZU KONTRATATZEKO ESKATZEN DITUZTEN METODOA?
Horren ordez, gaia "premiazkoa" edo "berehalakoan" idatzi beharrean, hobe da letra baten testua zehaztea denbora-markoa zein erantzun jaso nahi duzun. Adibidez: "Data horretara arte erantzutea eskatzen dizut" edo "Zuen galderari galdetzen diot nire erabakiei buruzko informazioa egun hau baino beranduago. Ez saiatu prozesua bizkortzen erantzunaren zain egoteko: "Zure baimenarekin itxarongo dut" edo "Atsegin dut baiezko erantzun". Eman pertsona bere buruari pentsatzeko aukera.
BAI EZAZU, GARRANTZITSU DA?
Tresna hori gutunean adierazi den kasuetan benetan beharrezkoa eta garrantzitsua da zuretzako, baina baita zure helbidera ere. Uste duzu kasu guztiak bezalakoak direla? Markatu zure Internet hizkiak marra gorriekin eta harridura markekin markatuta - gaizki. Gogoratu oiloari eta otsoari buruzko maitagarri-ipuina: benetan irakurri beharra daukazu berehala, ez zaio jaramonik egingo.
NOLA ESKUKIZUN ESKAINTZEN ZUEN ZER EZAZU?
Zerbait ukatzen bazaizu, ez hasi mezua porrota adierazpenarekin. Laburbilduz, ebazpen arrazoiak azaltzen ditugu eta argi utzi behar dugu zenbait kasutan gaiaren azterketa itzultzea. Eskerrik asko erakutsitako interesagatik, kasu horren emaitza bezalako damua adierazi eta gutun bat ohar positiboan amaitzeko, adibidez, "arrakasta nahi dut".
ZER EGIN DA GUTUNA?
Egitura testua, kapituluetan, paragrafoetan eta paragrafoetan desegin ezazu; bestela, mezu luzea hautemateko zaila da. Informazioa etengabeko pieza batek ematen badu, orduan bigarren lerroan interesa galtzen hasten da. Internet gutun handiak biltzeko formula ezin hobea da hau: pentsamendua paragrafo bat da. Era berean, esaldi konplexuak eta esaldi laxotsuak saihestu behar dira. Zure gutuna azkar erantzuteko, pertsona batek ulertzeko gai izan behar du lehenik benetan zer nahi duten.
NOLA OSKORRA DA?
Letra erantzutea, nahikoa da zure izena eta abizena adieraztea. Korrespondentzia hasten baduzu, gainera, adierazi zure kokapena eta jarri harremanetan telefono-zenbakia. Gutunaren hasieran "Maitea" errekurtsoa erabilita, ez ezazu "Itxaropen lez" esaldia amaitzen. Idatzi: "Best Regards" edo "Sincerely Yours". Bidali posta elektronikoan hainbat sinadura mota eta erabili egoeraren arabera.
ALOKATZAREN BIDEA.
• Radicati Taldearen ikerketa-enpresak dioenez, 183 milioi Interneteko gutunak mundu osoan egunero bidaliko dira, hau da, 2 milioi gutun gehiago segundoko.
• Kaspersky Lab, anti-spam sistemen fabrikatzaile ezaguna, egunean bidalitako mezu guztien% 80 spam bihurtzea espero da.
• Gallup Media agentziaren arabera, mail.ru posta elektronikoko 70 milioi erabiltzaile erregistratu dira, ia 8 milioi eguneko postontzia egiaztatzen dute egunero.
• AEBetako, Errusiako eta Poloniako bidalketa guztien gehiengoa bidali da.
• Publizitate baimenik gabeko gairik ohikoenak, postaz bidaltzen direnak, sendagaiak eta ezagunak dira.